ROLLEFORDELING I BESTYRELSEN
ROLLEFORDELING
I videoen kan du høre Vanessa, der er forperson i URK København - vores største lokalafdeling -, fortælle om hendes opgaver, og hvordan hun arbejder med lokalafdelingen. Se videoen og bliv inspireret til, hvordan I selv vil gøre det.
Især som medlem af en nyetableret lokalafdeling kan det være svært at gennemskue din specifikke rolle og opgaver.
Der er ikke en fast opskrift på, hvordan I skal organisere jer og fordele opgaverne. Derfor skal I sammen finde ud af, hvem der tager hvilke opgaver, og hvilke I deles om. Nogle konkrete opgaver kan være:
- Tage imod henvendelser fra nye, der gerne vil være frivillige i jeres aktiviteter
- Have jævnlig kontakt til aktivitetsledere på jeres aktiviteter og sikre, at de får understøttelse.
- Rekruttering af nye frivillige til aktitiveterne
- Søge midler hos kommunen til jeres aktiviteter
- Indkalde til faste møder, tage referat mv.
- Arrangere lokale events, hvor I skaber synlighed om URK og jeres aktiviteter
- Have kontakt til lokale samarbejdspartnere, svare på henvendelser mv.
- PR og kommunikation, fx på sociale medier
Lokalafdelinger kan se meget forskellig ud afhængig af størrelse. Nogle er kun to-tre medlemmer og med få aktiviteter, mens andre har rigtig mange medlemmer, aktiviteter og opgaver, hvor er brug for undergrupper i lokalafdelingen såsom en gruppe, der støtter lektiecaféer, en gruppe, der laver klubber og en tredje gruppe, som laver velkomst, kommunikation, events, etc.
Større lokalafdelinger har primært kontakt til aktivitetslederne , hvorimod lokalafdelingsbestyrelser kan være tættere på aktiviteterne og de frivillige i mindre lokalafdelinger. I nogle lokalafdelinger er aktivitetslederne en del af bestyrelsen, hvilket sikrer god videndeling mellem aktiviteter og lokalafdeling.
AG = aktivitetsleder
LAF = Lokalafdeling
Når I som lokalafdeling bliver rutinerede og finder måder at organisere jer, kan I lave et diagram over organisationsopbygningen, hvor rollerne skæres ud i pap:
Hvem tager man fat i når man skal have brug for hjælp til det ene eller det andet? Det anbefales at få nedskrevet kontaktlister på eksterne samarbejdspartnere etc..
Nedenstående er et eksempel fra Københavns Lokalafdeling, som er en af de største lokalafdelinger i URK:
Husk det gode samarbejde i lokalafdelingen
Det skal være fedt at være frivillig. Som frivillig bruger vi vores fritid, og det er derfor vigtigt, at vi respekterer hinandens tid og sørger for godt humør, mens vi er her. Derfor er det vigtigt at lave nogle aftaler med hinanden, så alle synes det er fedt at være med.
Forventningsafstemning:
- Tal med hinanden om i lokalafdelingen, hvor meget og hvornår I kan arbejde. Nogen kan bruge mere tid end andre, og det er okay. Så ved I, hvad I kan forvente af hinanden.
Gennemsigtighed:
- Inddrag hinanden i overvejelser og udfordringer om de opgaver og det område, I hver især sidder med
- Tag jævnligt en status på, om nogle af jer har planer om højskole, ferie, eksamener eller andre ting, som gør, at I er fraværende i længere eller kortere tid. Læg sammen med de andre en plan for,hvad der skal ske med dine opgaver, mens du er væk.
Rollen som leder:
- Som bestyrelsesmedlem er du leder, og repræsenterer URK. Dermed følger et ansvar, så husk, at du er kulturbærer. Forsøg at være det gode eksempel.