Section outline

  • Velkommen

    I dette modul er der fokus på alt det praktiske og vigtige arbejde, der lægger forud for afholdelsen af en weekendlejr, så jeres lejr kan blive realiseret!

    Modulet er langt, og med en masse praktiske informationer – I behøver dog ikke at skrive dem alle ned, da URK også  har en weekendlejrhåndbog, som I kan bruge som opslagsværk (den ligger på www.urk.dk).

    God læselyst!


  • Få styr på økonomien

    Det er vigtigt, at I som lejrledere har styr på økonomien. Det betyder, at I både skal sikre finansieringen af lejren, samt lave budget og overholde dette. 

    Finansiering af lejren

    Nogle gange finansierer større fonde el.lign. weekendlejre. Når det er tilfældet, behøver I ikke at gøre mere for finansieringen. Start derfor med at spørge jeres kontaktperson fra URK’s sekretariat om, hvorvidt der allerede er et rådighedsbeløb. Er der ikke det, eller vil I gerne have nogle flere midler, så er der flere måder, hvorpå man kan finansiere lejren. Disse finder I nedenfor.


  • BUDGET

    • Når I har fundet ud af, hvordan lejren kan finansieres, skal I udarbejde et budget over lejrens forventede udgifter, som skal sendes til kontaktpersonen.

      Herunder finder I et eksempel på et budget, som I kan læne jer op ad. I budgettet er der forskellige poster - måske har I flere poster, eller måske har I færre. Det vigtige er her, at I forholder jer til de forskellige udgifter, der kan opstå, når man afholder en weekendlejr.



      Ved punktet Transport af børn til og fra lejren  er der estimeret 0 kr. Det er der, da det ofte er forældre/værge, som transporterer børnene. Hvis I vælger at afholde lejren langt væk fra børnenes bopæl, anbefales det, at I sikrer fælles transport, så alle børn kan komme med, også selvom deres forælre/værge ikke har en bil. Når dette er tilfældet kan udgiften godt stige en del. 

    • Budgettet skal I sende til jeres kontaktperson, så kontaktpersonen kan se, hvad I forventer, at der kommer af udgifter. Hvis der sker store ændringer i budgettet skal I sende et opdateret budget til jeres kontaktperson igen. 

      I URK opfordrer vi jer til at udvise sparsomlighed og effektivitet, når I bruger midlerne, og dermed også når I udarbejder jeres estimerede budget.


  • Udgifter

    • Når I har udgifter, kan betalingen ske på forskellige måder. Her gennemgås, hvordan betaling forgår på bedste vis.


      Faktura

      Det er altid bedst, hvis I kan få en faktura, når I køber noget til lejren. En faktura er en regning, som virksomheder sender ud efter en handel, har fundet sted.

      Fakturaen skal ikke udskrives i jeres egne navne, men i Ungdommens Røde Kors’ navn. Når I får en faktura, skal I sende denne pr. mail til jeres kontaktperson. På denne måde undgår I også at lave udlæg, da jeres kontaktperson sikrer, at betalingen vil finde sted gennem URK.  

      Refusion

      Kan I ikke få en faktura, vil I selv skulle lave et udlæg. Når I har gjort det, skal I udfylde en refusionsseddel og tage billeder af jeres kvitteringer, som vil være bilag. Refusionsseddel og bilag sendes løbende til refusion@urk.dk. 

      Vejledning i at udfylde refusionsseddelsen og dens skabelon findes her. Det er en rigtig god ide at tage et billede af ens kvittering, så snart man har fået den! På den måde sikre I jer, at I ikke står uden en kvittering, når I skal have refusion. 

      A-CONTO UDLÆG

      For at undgå personlige udlæg kan I anmode sekretariatet om et a-conto udlæg. Det gør I ved at udfylde følgende skema: Anmodning om a-conto udlæg.docx (live.com)

      I kan kun anmode om det beløb, som I forventer at forbruge og som er afsat til jeres weekendlejr.  

      Når pengene er brugt, skal I udfylde et refusionsskema og sende til weekendlejr@urk.dk, sammen med et billede af alle kvitteringer. Skemaet ligger her: Acontoudlæg refusionsseddel 2024.docx (live.com)

      Det er altså vigtigt, at I gemmer kvitteringerne på alle jeres indkøb og ikke forbruger flere penge, end I har fået afsat til lejren. 


  • Hytte og dato

    En af de første ting, som I skal beslutte jer for er en dato for lejrens afholdelse, samt hvilken hytte den vil blive afholdt i. Til dette er der flere ting, som I skal overveje.

    Dato

    Husk at tage højde for helligdage og ferier, da det kan være særligt udfordrende at rekruttere frivillige i disse perioder. 

    Hytte

    I kan bl.a. finde hytter på www.hyttelisten.dk og www.hyttefortegnelsen.dk. Nedenstående kan I se, hvad I skal tænke særligt over, når I udvælger og booker jeres hytte.

    • Overvej dette, når I leder efter hytte: Interactive Content

    • PRIS

      Når hytten er fundet, kan I kontakte ejerne og fortælle, at I vil bruge den til en weekendlejr, der er drevet frivilligt under Ungdommens Røde Kors. Det kan i nogle tilfælde give et nedslag i prisen.

  • Børnegruppen

    • Det er jer lejrledere, som selv skal finde lejrens deltagere. Vi anbefaler jer at afgrænse jeres søgning af børn til et lokaltområde. Ved at gøre det bliver det både lettere for forældre/værge at transportere børnene samtidig med, at nye venskaber, der opstår blandt børnene på lejren, lettere kan fortsætte efter lejren, hvis børnene bor tæt på hinanden.


      Nedenfor finder I en oversigt over, hvem I kan kontakte for at finde børn til jeres weekendlejr.


    • KONTAKTMULIGHEDER Interactive Content

    • Indhentning af børneoplysninger

      Man skal have forskellige oplysninger om børnene for, at de kan deltage i lejren. Indsamlingen af disse oplysninger skal ske GDPR-sikkert f.eks. gennem en formular i Microsoft Forms. Kontakt jeres kontaktperson, så vil I blive hjulpet med dette.

    • SAMMENSÆTning af BØRNegruppen

      Da det er jer lejrledere, der finder børnene, betyder det også, at det er jer, som sammensætter børnegruppen, der skal på lejr. Her er det vigtigt at I tænker over, hvordan denne sammensætning ser ud.


      Selvom vi gerne vil give alle børn, der har brug for det, verdens bedste weekend, skal vi huske på, at en god weekendlejr også kræver, at børnegruppen kan være på lejr sammen. I skal derfor tænke over, hvad det er for en børnegruppe i sammensætter. Her kan I bl.a. tænke over følgende:

      • Er der børn i gruppen, som har det så svært, at de frivillige ikke kan være der for de andre børn?
      • Er der for mange børn i gruppen med de samme udfordringer, og som derfor ville kunne gejle hinanden op?
      • Er der nogle børn i gruppen, som vil kunne støtte hinanden?

  • Materiale til børn og forældre/værge

    • Når børn skal på lejre, er man nødt til at have indhentet nogle bestemte oplysninger, tilladelser og samtykkeerklæringer. 

      dokumenter

      De deltagende børn og deres forældre/værge skal tilsendes fire dokumenter senest to uger før lejren.

      Nedenfor kan I læse om de forskellige dokumenter, samt links til de skabeloner, som I skal bruge til jeres lejr. 

    • De tre dokumenter Interactive Content

    • HAV EKSTRA EKSEMPLARER MED

      Det er yderst vigtigt, at I indsamler forældre/værge tilladelse, samtykkeerklæring (foto/video) - barn og medicinskema, så husk at printe ekstra eksemplarer forud for weekendlejren til de forældre/værger, som skulle have glemt dokumenterne derhjemme. På den måde kan forældrene/værgerne, som har glemt dem have mulighed for at udfylde dem på lejren, så deres børn stadig kan komme på lejr.

      Gem dokumenterne 

      I skal gemme forældretilladelse og medicinskema til weekendlejren er veloverstået, og I har evalueret med jeres kontaktperson hos URK. Husk også at indlevere samtykkeerklæring (foto/video) - barn til URK’s sekretariat, så snart lejren er afsluttet.


  • Rekruttering af frivillige 

    • Som lejreledere er det jer, der skal finde frivillige. Når I gør dette, skal I huske flere ting, 
som ses nedenfor.

      Normering

      Der skal som udgangspunkt være én frivillig til to børn. Det vil sige 15 frivillige til 30 børn. Det kan også til nogle weekendlejre være gavnligt at have to eller tre ekstra "køkkenfrivillige", som kan hjælpe med at lave mad og rydde op efter maden. 

      Udvælgelse af frivillige

      Som lejreledere skal I udvælge frivillige. Husk at sikre, at de frivillige har forskellige kompetencer, så der både er frivillige, der gerne vil lave mad, og nogle som gerne vil tage hånd om de tungere pædagogiske opgaver. Det kan være en god ide også at have nogle med, som har erfaring fra andre weekend- eller ferielejre. Overvej også om lejrens målgruppe kræver særlige kompetencer hos de frivillige. 

      Find frivillige

      Når I skal til at finde frivillige er der mange ting I kan gøre! Nedenfor ser I et lille udsnit af muligheder. Ellers kan I også tage et kig i denne guide, der handler om, hvordan man rekrutterer frivillige. 

    • Rekruttering af frivillige Interactive Content

    • Samtaler med frivillige

      Når I har fundet nogle mulige frivillige, er det vigtigt at I holder en samtale med de frivillige. Det kan både være online eller i virkeligheden. 

      En samtale forgår ofte ved, at I fortæller lidt om Weekendlejrens koncept og jer selv, hvorefter den mulige frivillige fortæller om sig selv og sin motivation. I kan derefter stille den frivillige nogle spørgsmål, såsom: ”Er du okay med at påtage dig ansvaret for praktiske opgaver inden lejren, såsom at handle”, samtidig med at I forventningsafstemmer: ”Hvor lang tid kan du bruge på det forberedende arbejde inden lejren?”. 

  • Indhent børneattester fra alle frivillige

    • Alle frivillige SKAL have indhentet børneattest. Det er jeres ansvar, at alle frivillige, også jer lejreledere, får indhentet børneattest FØR lejrens afholdelse . 

      En attest gælder i to år, så kun hvis en frivillig har fået indhentet en børneattest inden for de sidste to år ifm. en anden aktivitet hos URK, er det altså ikke nødvendigt at indhente en igen.

      Se guide her: link.

      Nedenfor ser I nogle af de ofte stillede spørgsmål ift. børneattester, som kan give jer et større indblik i, hvad børneattester er for en størrelse - særligt i en URK sammenhæng.

    • Børneattester Interactive Content

  • URK's materialer

    • I URK har vi nogle forskellige materialer, som I kan gøre brug af under jeres lejr. Dem kan I læse om nedenfor. 

      Aktivitetskasser

      URK har nogle aktivitetskasser, som er fyldt med materialer, som kan bruges til forskellige aktiviteter! De indeholder typisk: 

      • Lego
      • Maling og pensler
      • Brætspil & bøger
      • Pap & papir
      • Ude leg
      • Tuscher, lim & farver
      • Perler

      Praktisk 

      URK opbevarer aktivitetskasserne hos Røde Kors i Egå og ved sekretariatet i København. Vil I låne aktivitetskasserne så skriv til: weekendlejr@urk.dk

      Brug for andre kreative materialer?

      Måske mangler I nogle kreative materialer til lige præcis den aktivitet, som I gerne vil lave! Hvis det er tilfældet, kan I altid købe materialerne. Her er det smart, hvis I bruger CC-Hobby, da URK har et login til siden. I skal blot kontakte jeres kontaktperson for, at få loginet. På siden kan I bestille matieraler og betale via faktura, så I undgår udlæg. Bestilling kan dog tage tid, bestil derfor senest to uger før lejren.

      Lejrsangbøger

      URK har også en ferielejrsangbog, som I endelig også gerne må bruge, så der kan være fællessang rundt om bålet eller efter morgenmaden. I kan finde den online her. Derudover har vi også nogle fysiske eksemplare i København, hvor der også er enkelte med noder.


  • Aktivitetseksempler

    • Hvis I har brug for konkrete ideer til aktiviteter, så tag et kig i vores aktivitetsbøger, som I kan bruge til inspiration. I finder bøgerne her. 


      Derudover er der her en liste med aktiviteter, som I kan bruge til inspiration:

      • Hoppeborgsdag
      • DM i flødebollekast
      • Kreaværksted
      • Strandtur
      • Male på sten
      • Hækkeløb
      • Hygge om bål med sang og skumfiduser
      • Male på T-shirts
      • Stjerneløb
      • Diskofest med stop-dans og limbo
      • Udflugter
      • Kemishow, hvor nogle frivillige laver et kemisjov for børnene
      • Byg den klammeste lagkage

      Aktiviteter ud fra tema

      Hvis I vælger at give lejren et tema, kan det også være en god ide at gøre aktiviteterne til en del af temaet. F.eks. kunne I på en Harry Potter-lejr spille quidditch og give eleverne ”timer”, som eliksir, hvor I kan blande sodavand eller lave ulækre drikke, eller botanik, hvor I kan fortælle om planter og lave brændenælde suppe.


  • Transport

    • Når man afholder en weekendlejr, skal man forholde sig til transporten på flere forskellige måder, som ses her.


      Transport til og fra lejren for børn

      Det er jer lejrledere, der beslutter om I selv arrangerer transport eller om forældre/værger eller indstiller skal gøre dette. Hvis lejren afholdes langt fra børnenes bopæl, kan det være en god ide, at I arrangerer transport. Skal I selv arrangere det, skal I huske at bestille bus el.lign. i god tid.

      Transport til og fra lejren for frivillige 

      Koordiner internt transport til lejren, vi anbefaler samkørsel.

      Altid to biler 

      I skal altid have mindst to biler på jeres lejrsted, i tilfælde af der sker et uheld og nogen skal på skadestuen.      

      Vær aldrig alene i en bil med et barn 

      Skal man køre med et barn/børn, skal der være indhentet kørselstilladelse, som I finder her. Desuden skal I, i tilfælde af, at der er behov for at hente eller bringe børn, være opmærksomme på, at man aldrig må være alene med børn jf. Ungdommens Røde Kors’ samværspolitik.


  • Planlæg og bestil mad/drikke

    • Det er også jer lejreledere, som skal sørge for, at der er mad og drikke til både børn og frivillige. Her finder I forskellige inspirationsmuligheder og opmærksomhedspunkter ift. dette.

      Særlige madhensyn

      Husk altid, at vi i URK tager højde for særlige madhensyn jf. samværspolitikken. Det betyder, at I både skal tage højde for allergier, børn/frivillige der ikke spiser svin, er vegetarer eller veganere, mm. I vil finde disse oplysninger om børnenes særlige spisevaner i deres tilmelding. 

      Husk også at give de frivillige mulighed for at fortælle, hvis de har særlige hensyn.

      Køkkenhold

      Vi opfordrer jer til at uddelegere ansvaret for indkøb og madlavning til et køkkenhold af frivillige, som udarbejder menuen, bestiller mad osv. Da disse frivillige kommer til at stå meget i køkkenet, anbefaler vi jer, at have ekstra madfrivillige. Når I gør det lyder normering én frivllig til to børn plus ekstra madfrivillige. 

      Bestilling af mad

      Maden kan bestilles online og leveres direkte til weekendlejren. Ellers kan I også selv handle fysisk ind inden lejren. HUSK: tag billede af jeres boner med det samme, så I ikke mister nogen ift. refusion, det skal være tydeligt, hvad der står på bonen.

      Inspiration til planlægningen

      Hvis I har brug for inspiration, tips og trick ift. planlægning af måltider, så kan I med fordel klikke her, og læse inspirationsmanualen til køkkenfrivillige på en lejr.